Вхідні документи: тонкощі і нюанси обробки

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Основні процедури з обробки вхідних документів
3. Перевірка правильності доставки документів і їх оформлення.
4. Первинна обробка документів
5. Попередній розгляд документів.
6. Реєстрація документів в облікових формах.
7. Навіщо входити в систему?
8. Які документи підлягають обов'язковій реєстрації?
9. Обов'язковій реєстрації підлягають такі види ділових паперів:
10. Де повинні реєструватися документи?
11. Передача документів на розгляд керівнику організації або на виконання в структурні підрозділи.
12. Розгляд документів керівником організації і прийняття управлінських рішень (Простановка резолюцій)
13. Передача документів на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям)
14. Як відбувається виконання вхідних документів
15. Контроль дозволяє вирішувати наступні завдання:
16. Завершення виконання документів
17. Напрямок виконаного документа в справу

Вхідні документи - найважливіша частина документообігу підприємства. Вичерпний перелік процедур з обробки вхідних документів, тонкощі і нюанси роботи з ними ви знайдете в даній статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для всіх документопотоков характерно рух з одного структурного підрозділу в інший, від одного фахівця до іншого. У той же час у кожного документопотока є особливості:

напрямок руху вхідних - від моменту надходження в компанію до їх виконання;

напрямок руху вихідних - від моменту створення до відправки в іншу компанію;

напрямок руху внутрішніх - від створення до виконання і направлення в діловодство.

В даний час значна частина ділових паперів з'являється в електронному вигляді . Обробляються вони як правило, без копіювання на паперовий носій. Однак основна маса документації як і раніше створюється на папері. Відповідно, вони проходять за традиційними маршрутами руху.

Довідка

Основні процедури з обробки вхідних документів

При русі вхідної документації службою ДОУ виконуються наступні процедури:

Перевірка правильності доставки документів і їх оформлення.

У разі помилкової доставки листи повертаються в поштове відділення. До подальшій обробці повинні прийматися тільки правильно оформлені документи. Вони повинні мати юридичну силу і бути надісланими в повному комплекті.

При наявності помилок в оформленні або відсутності додатків надійшли ділові папери слід повернути в організацію-відправник. До них потрібно докласти супровідний лист із зазначенням причини повернення. Доцільно розробити трафаретний текст такого листа.

Первинна обробка документів

Якщо на адресу компанії надходить лист з поміткою "особисто" або адресовані громадським організаціями, то за нормами службового етикету такі листи не розкривають. Їх перенаправляють за призначенням без будь-якої обробки. У всіх інших випадках конверти з листом роздруковуються, і в більшості випадків знищуються.

Якщо адреса відправника, час відправлення та дату отримання листа можна встановити тільки по конверту, то їх рекомендується зберегти.

Також зберігають конверт в тих випадках, коли між датою реєстрації в компанії-відправника та датою отримання її адресатом пройшло досить багато часу.

Традиційно не знищують конверти, в яких надійшли заяви і скарги громадян.

Попередній розгляд документів.

Сортування надійшли ділових паперів (або попередній розгляд) проводиться з метою розподілу їх на два потоки:

документація, що передається на розгляд керівнику організації для прийняття управлінського рішення і визначення виконавця;

документація, що передається для виконання в структурні підрозділи організації або конкретним виконавцям.

Попередній розгляд надійшла документації має важливе значення при організації документообігу . Воно дозволяє підвищити швидкість руху документації в ході її обробки. А також звільнити керівника організації від розгляду незначною інформації, скоротити терміни прийняття рішень з оперативних питань.

На розгляд керівнику організації передаються оригінали або безпосередньо йому адресовані, або містять інформацію з найбільш важливих питань.

Реєстрація документів в облікових формах.

Все що підлягають виконанню ділові папери спочатку реєструються в облікових формах. Після цього вони передаються керівникові організації або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Довідка

Навіщо входити в систему?

При реєстрації ділову папір вводять в інформаційно-довідкову систему. Це забезпечує:

• письмове закріплення відомостей про створених або отриманих;
  
• збереження ділових паперів, усунення можливості їх втрати;
  
• швидкий пошук інформації про надійшли або створених документах;
  
• кількісний облік оброблюваних в організації ділових паперів для підрахунку обсягу документообігу;
  
• відновлення з реєстраційних форм інформації про документи при втраті оригіналів;
  
• контроль виконання.

Сьогодні реєстрація ділових паперів - це введення відомостей про них в електронні бази даних. Однак все ще продовжують використовуватися такі традиційні поняття, як реєстраційна форма та реєстраційний індекс.

Під реєстрацією в сучасному діловодстві прийнято розуміти процедуру присвоєння їй реєстраційного номера та внесення даних в Журнал реєстрації.

Реєстраційний номер ділової папери також називають реєстраційним індексом. Це спеціальне позначення, що складаються з цифр або цифр і букв.

Журнал реєстрації вхідних документів - особливий обліковий документ, призначені для обліку, пошуку та контролю даних.

Які документи підлягають обов'язковій реєстрації?

Довідка

Обов'язковій реєстрації підлягають такі види ділових паперів:

1. що вимагають обов'язкового виконання;
2. використовувані в якості керівництва;
3. використовувані в якості довідкових матеріалів;
4. що вимагають відправки в інші компанії.

Рекламні, інформаційні матеріали, а також повідомлення про виставках і презентаціях, запрошення на навчання, семінари і курси реєстрації не підлягають.

Порада. Перелік нерегістріруемих в організації документів має сенс закріпити в Інструкції по ДОУ .

Реєструватися повинні ділові папери, пов'язані з різними напрямками діяльності організації. Наприклад, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові, кадрові, організаційно-розпорядчі та т. Д.

Де повинні реєструватися документи?

На практиці часто виникає питання про місце реєстрації документів. Особливо тих, що обробляються в різних структурних підрозділах. Очевидно, що не всю документацію повинна реєструвати служба ДОУ . Ділові папери спеціальних (функціональних) систем документації краще реєструвати у відповідних підрозділах.

Порада. Розробіть перелік ділових паперів, що не підлягають реєстрації в службі ДОП.

Детальніше про те, як відбувається реєстрація; які ділові папери потрібно реєструвати, а які ні, а також з чого складається реєстраційний номер, читайте в статті Правила реєстрації документів .

Довідка

Передача документів на розгляд керівнику організації або на виконання в структурні підрозділи.

Передавати ділові папери відповідальним виконавцям прийнято тільки під підпис для підтвердження факту отримання її співробітником. Це виключає можливість втрати.

При передачі ділових паперів робиться відповідна відмітка в реєстраційній формі.

Розгляд документів керівником організації і прийняття управлінських рішень (Простановка резолюцій)

Розглянуті керівником ділові папери повертаються в службу ДОУ. Там, де в реєстраційну форму переноситься резолюція, проставлена ​​керівником.

Передача документів на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям)

Відповідно до резолюцій документація передається на виконання в структурні підрозділи організації (відповідальним виконавцям).

Читайте також:

Як відбувається виконання вхідних документів

Зверніть увагу, що ділові папери, що надійшли з службу ДОП, повинні і бути опрацьовано та передано виконавцям в день надходження.

У тому випадку, якщо виконання здійснюється декількома відділами та різними посадовими особами, необхідно зробити необхідну кількість копій вхідних ділових паперів. Оригінал входить паперу повинен бути переданий виконавцю, що є відповідальним, а копії (завірені) - іншим виконавцям.

Виконання документів здійснюють фахівці відповідних структурних підрозділів.

Завдання, які необхідно виконати, містяться або в тексті (наприклад, в розпорядчої частини тексту наказу, в резолютивній частині тексту протоколу), або в тексті ділової папери і резолюції керівника, проставленою на цьому документі (наприклад, в листі, службовій записці, заяві) .

Контролюють виконання керівники організації та структурних підрозділів, служба діловодства і відповідальні виконавці.

Служба діловодства контролює виконання організаційно-розпорядчих паперів. Ділові папери інших систем контролюються відповідними підрозділами або працівниками.

Служба діловодства повинна організувати виконання документа після його видання або розгляду керівником організації. Яким чином?

Передати оригінал виконавцю після його реєстрації або розгляду, розмножити папір в декількох примірниках (по числу виконавців), надати методичну допомогу в разі вимушеного перенесення терміну виконання і т. Д.

Робота виконавця вимагає своєчасної і якісної підготовки відповіді або виконання передбачених завданням заходів.

Як правило, кожен виконавець досить відповідально ставиться до виконання доручень керівництва. Однак це не виключає необхідності контролю виконання ділових паперів з метою виключення зриву термінів виконання.

Відповідно до ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »під контролем виконання документів розуміється сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання.

Довідка

Контроль дозволяє вирішувати наступні завдання:

1. здійснення обліку виконання ділових паперів;
   
2. своєчасно виявлення виконання;
   
3. доведення до керівництва інформації про хід виконання;
   
4. своєчасне виявлення і усунення чинників, що викликали невиконання ділових паперів;
   
5. посилення особистої відповідальності виконавців за дотримання термінів виконання;
   
6. зміцнення дисципліни співробітників, відповідальних за виконання.

Процедура контролю виконання складається з:

• здійснення постановки ділової папери на контроль;
• доведення паперу до виконавця в зазначений термін;
• ведення контролю за ходом виконання паперу;
• зняття паперу з контролю;
• облік і аналіз результатів контролю, доведення інформації до керівництва.

У невеликих організаціях, в яких обсяг контрольованої документації порівняно невеликий, процедура контролю здійснюється в ручному режимі. Для цього традиційно використовуються реєстраційно-контрольні картки. У разі необхідності, наприклад для контролю процесу службою ДОУ, може бути виготовлений додатковий примірник картки.

Якщо в організації використовується журнальна реєстрація ділових паперів, то створення контрольної картки також є необхідною процедурою.

Детальніше про те, як відбувається контроль документів; які бувають об'єктивні причини невиконання, а також яким чином оформлюються відомості про виконання паперів, поставлених на контроль, читайте в статті " Контроль виконання документів ".

Довідка

Завершення виконання документів

За результатами виконання ділових паперів здійснюються такі дії: відправляються відповідні листи, співробітники направляються у службові відрядження, проводяться виробничі наради, підписуються договори про співпрацю або поставки продукції і т. П.

Напрямок виконаного документа в справу

Виконані входять ділові папери підшиваються в справи разом з копіями відповідей.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Детальніше про те, визначити обсяг документообігу вашої організації; оформити відомості про кількість оброблених документів, а також як розрахувати штатну і явочну чисельність діловодного персоналу читайте в статті " Технологія роботи з документами. документообіг " .

Читайте також: