Коли я і пара програмістів займалися розробкою одного-двох невеликих проектів, нам вистачало простих телефонних дзвінків для координації роботи. Але коли у нас з'явилося багато великих і складних проектів, довелося впроваджувати систему з управління проектами. І, як показав досвід, успіх проекту залежить не тільки від людей, а й від обраної системи.
Що таке управління проектами
Управління проектами - це те, яким чином буде плануватися і відслідковуватися розробка проекту. Обрана система управління проектом повинна дозволяти планувати, управляти і контролювати терміни, бюджет, завдання та ресурси. Проект може вважатися успішним, коли він зроблений в термін, вклався в бюджет і вся планована функціональність працює на 100%. Коли треба попередньо розрахувати вартість і терміни, спланувати ресурси і надати їх клієнтові для підписання договору на розробку проекту, необхідна можливість планування. Також необхідним є внесення змін до завдання, ресурси, робочий час, бюджет проекту, тобто управління проектом. Контроль потрібно, щоб знати стан проекту в будь-який момент часу і вчасно вносити зміни в план і хід розробки.
Як вибрати систему управління проектами
Існує величезна кількість продуктів, призначених для управління проектами, але всі їх можна грубо поділити на:
- Використання MS Excel в якості системи управління проектами;
- Спеціалізовані on-line системи управління проектами;
- MS Project;
- Внутрішні корпоративні системи.
Тут потрібно керуватися наступними критеріями:
- Простота використання. Прості системи швидше приживаються в компанії і вимагають менше зусиль і часу для управління проектами;
- Централізована БД проектів і завдань. Централізоване зберігання проектів і завдань спрощує внесення та отримання інформації по проекту;
- Централізована БД ресурсів. Єдиний пул ресурсів полегшує роботу з відстеження завантаженості будь-якого члена команди в будь-який момент часу;
- Призначення завдань. Призначення завдання - це свого роду вибір відповідального за її реалізацію;
- Відстеження статусу проектів та завдань. В основному, стежать за термінами, бюджетом і трудовитратами. Для детального аналізу статусу проекту можна використовувати статуси окремих завдань;
- Доступ через Internet. Корисний в тому випадку, якщо члени проектної команди працюють не в одному офісі;
- Гнучка система прав доступу. Для більшості проектів необхідно розмежовувати права доступу співробітників до фінансової інформації;
- Можливість формування звітів. Звіти потрібні для аналізу, порівняння і контролю як конкретного проекту, так і групи проектів. Дуже добре, якщо система управління проектами має можливість модифікувати або створювати нові звіти через вбудований конструктор звітів;
- Підтримка тайм-карт. Тайм-карти використовуються для обліку та відстеження робочого часу співробітників і автоматичного відстеження статусу завершення завдань.
Використання MS Excel
Це найпростіший спосіб. Він полягає в тому, що проект розписується у вигляді завдань, де на кожну задачу визначається час і призначається розробник. На малюнку наведено приклад оформлення проекту в MS Excel.
Пояснення до полів плану проекту:
- Ім'я проекту. Зручно ім'я проекту дублювати в імені файлу.
- Група завдань. Прикладом групи може служити ім'я якогось функціонального модуля проекту.
- Завдання. Містить відомості про завдання. Час виконання одного завдання не повинно перевищувати 16 годин, в разі перевищення - завдання повинна бути розбита на підзадачі.
- Пріоритет. 1 - це найвищий пріоритет, а 500 - найнижчий.
- Оцінка. Це попередня оцінка часу розробки завдання співробітником, який буде її виконувати. Використовується для подальшого аналізу похибки в планованому часу і реальному витрачений.
- Поточне. Це реальна оцінка, скільки займе / зайняла завдання. Наприклад, якщо завдання "Форма відображення продуктів в кошику" спочатку розробником була оцінена в 6.0 годин, то в ході роботи над завданням цей час було збільшено на 8.0 годин.
- Витрачений. У цьому полі розробник вказує, скільки часу вже витрачено на завдання.
- Час, що залишився. Це формула, яка дорівнює [Поточне, годинник] мінус [Витрачене, годинник].
- Призначено на. Ім'я та прізвище співробітника, який буде виконувати завдання.
плюси:
- Простота використання. Не вимагає установки і налаштування.
мінуси:
- Складно організувати паралельну роботу проектної команди над одним файлом, щоб кожен співробітник міг відзначати своє відпрацьоване час за своїми завданнями;
- Складно зібрати статистку по всіх проектах відразу;
- Немає можливості вести тайм-карти, так як при перепризначення частково виконаного завдання від одного співробітника іншому визначити відпрацьований час попереднього співробітника вже неможливо.
Ідеальний варіант для компаній, в яких невелика кількість проектів і над одним проектом працює один-два людини.
Спеціалізовані системи управління проектами
Наприклад, dotProject і інші безкоштовні програмні продукти з відкритим кодом (Open Source): адміністратор системи створює користувачів і роздає їм права; потім менеджер проекту створює проект і завдання; завдання призначаються співробітникам; співробітники, відпрацювавши над завданням, відзначають її статус у вигляді відсотків виконання або витрачених годин; менеджер проекту і керівництво компанії контролюють хід виконання проекту за допомогою численних звітів та статусів проекту.
мінуси:
- Незручно використовувати web-сторінки для роботи з табличними даними. Іншими словами, немає можливості редагувати табличні дані так само легко, як це робиться в Excel;
- Ні гнучкості в настройках практично всіх ключових областей: проекти, завдання, ресурси, права безпеки, повідомлення і звіти. Наприклад, може бути великою проблемою додавання нового властивості в опис проекту або завдання.
Якщо у компанії є можливість самостійно вносити зміни і розширювати функціонал під свої потреби або вищенаведені мінуси для них не критичні, то можна використовувати цей варіант.
MS Project
Найпотужніший спеціалізований продукт для управління проектами - це MS Project. У нього закладені принципи і підходи з управління проектами на базі Microsoft Solutions Framework (MSF). Він застосовується не тільки для розробки проектів масштабу підприємства, а й для розробки невеликих проектів. Для отримання максимуму можливостей необхідно використовувати серверну версію продукту, в якій зручно реалізована розподілена робота над проектами.
плюси:
- Для роботи над проектом використовується окреме Windows-додаток, з яким зручніше і швидше працювати, ніж через web-сторінки;
- Проста і зручна система відстеження відпрацьованого часу над завданнями, інтегрована з тайм-картами і доступна через Internet;
- Гнучка система настройки всіх параметрів системи і проектів. Можна не тільки додавати нові властивості кожного проекту, завданням і ресурсів, але і створювати і модифікувати звіти, налаштовувати форми подання інформації, тонко налаштовувати політику безпеки і навіть налаштовувати користувальницький web-інтерфейс.
мінуси:
- Складність настройки серверної частини MS Project. Найчастіше без допомоги фахівця не обійтися;
- Перед початком розробки проектів дуже бажано ознайомитися з керівництвом користувача як по системі в цілому, так і за методологією MSF.
Даний продукт хороший для компаній, які розробляють проекти відповідно до методології MSF і не планують жодних серйозних змін в функціоналі системи.
Внутрішні корпоративні системи
Буває, що в компанії відсутній фахівець, який зміг би розібратися, встановити і налаштувати одну з існуючих систем або ж фахівці компанії не бажають розбиратися з готовими системами, тоді компанія розробляє свою власну.
При наявності специфічних вимог до системи управління проектами, наприклад, тісна інтеграція з існуючими платіжними системами або інтеграція з існуючими системами, написаними на вельми специфічних мовами, компанія змушена розробляти власну систему.
Для невеликої компанії-початківця цілком достатньо використання Excel для ведення проектів. З ростом компанії і проектів так чи інакше доведеться шукати більш спеціалізовані підходи. І важливо ще до початку пошуків визначитися з вимогами і доручити цю справу фахівцеві. Проігнорувати існуючі продукти і почати писати свій власний не складно, складно відразу написати якісний і повнофункціональний продукт і підтримувати його ще багато років.
В кінцевому рахунку, не так важливо, яку саме вибрати систему управління проектами, головне - мати можливість швидко і просто адаптувати її під потреби і специфіку роботи вашої компанії.
Питання, зауваження та пропозиції можна надсилати мені на пошту: [email protected] .
Сергій Перегудов
