img

Системи управління проектами

Коли я і пара програмістів займалися розробкою одного-двох невеликих проектів, нам вистачало простих телефонних дзвінків для координації роботи. Але коли у нас з'явилося багато великих і складних проектів, довелося впроваджувати систему з управління проектами. І, як показав досвід, успіх проекту залежить не тільки від людей, а й від обраної системи.


Що таке управління проектами

Управління проектами - це те, яким чином буде плануватися і відслідковуватися розробка проекту. Обрана система управління проектом повинна дозволяти планувати, управляти і контролювати терміни, бюджет, завдання та ресурси. Проект може вважатися успішним, коли він зроблений в термін, вклався в бюджет і вся планована функціональність працює на 100%. Коли треба попередньо розрахувати вартість і терміни, спланувати ресурси і надати їх клієнтові для підписання договору на розробку проекту, необхідна можливість планування. Також необхідним є внесення змін до завдання, ресурси, робочий час, бюджет проекту, тобто управління проектом. Контроль потрібно, щоб знати стан проекту в будь-який момент часу і вчасно вносити зміни в план і хід розробки.


Як вибрати систему управління проектами

Існує величезна кількість продуктів, призначених для управління проектами, але всі їх можна грубо поділити на:

  • Використання MS Excel в якості системи управління проектами;
  • Спеціалізовані on-line системи управління проектами;
  • MS Project;
  • Внутрішні корпоративні системи.

Тут потрібно керуватися наступними критеріями:

  • Простота використання. Прості системи швидше приживаються в компанії і вимагають менше зусиль і часу для управління проектами;
  • Централізована БД проектів і завдань. Централізоване зберігання проектів і завдань спрощує внесення та отримання інформації по проекту;
  • Централізована БД ресурсів. Єдиний пул ресурсів полегшує роботу з відстеження завантаженості будь-якого члена команди в будь-який момент часу;
  • Призначення завдань. Призначення завдання - це свого роду вибір відповідального за її реалізацію;
  • Відстеження статусу проектів та завдань. В основному, стежать за термінами, бюджетом і трудовитратами. Для детального аналізу статусу проекту можна використовувати статуси окремих завдань;
  • Доступ через Internet. Корисний в тому випадку, якщо члени проектної команди працюють не в одному офісі;
  • Гнучка система прав доступу. Для більшості проектів необхідно розмежовувати права доступу співробітників до фінансової інформації;
  • Можливість формування звітів. Звіти потрібні для аналізу, порівняння і контролю як конкретного проекту, так і групи проектів. Дуже добре, якщо система управління проектами має можливість модифікувати або створювати нові звіти через вбудований конструктор звітів;
  • Підтримка тайм-карт. Тайм-карти використовуються для обліку та відстеження робочого часу співробітників і автоматичного відстеження статусу завершення завдань.


Використання MS Excel

Це найпростіший спосіб. Він полягає в тому, що проект розписується у вигляді завдань, де на кожну задачу визначається час і призначається розробник. На малюнку наведено приклад оформлення проекту в MS Excel.

На малюнку наведено приклад оформлення проекту в MS Excel

Пояснення до полів плану проекту:

  • Ім'я проекту. Зручно ім'я проекту дублювати в імені файлу.
  • Група завдань. Прикладом групи може служити ім'я якогось функціонального модуля проекту.
  • Завдання. Містить відомості про завдання. Час виконання одного завдання не повинно перевищувати 16 годин, в разі перевищення - завдання повинна бути розбита на підзадачі.
  • Пріоритет. 1 - це найвищий пріоритет, а 500 - найнижчий.
  • Оцінка. Це попередня оцінка часу розробки завдання співробітником, який буде її виконувати. Використовується для подальшого аналізу похибки в планованому часу і реальному витрачений.
  • Поточне. Це реальна оцінка, скільки займе / зайняла завдання. Наприклад, якщо завдання "Форма відображення продуктів в кошику" спочатку розробником була оцінена в 6.0 годин, то в ході роботи над завданням цей час було збільшено на 8.0 годин.
  • Витрачений. У цьому полі розробник вказує, скільки часу вже витрачено на завдання.
  • Час, що залишився. Це формула, яка дорівнює [Поточне, годинник] мінус [Витрачене, годинник].
  • Призначено на. Ім'я та прізвище співробітника, який буде виконувати завдання.

плюси:

  • Простота використання. Не вимагає установки і налаштування.

мінуси:

  • Складно організувати паралельну роботу проектної команди над одним файлом, щоб кожен співробітник міг відзначати своє відпрацьоване час за своїми завданнями;
  • Складно зібрати статистку по всіх проектах відразу;
  • Немає можливості вести тайм-карти, так як при перепризначення частково виконаного завдання від одного співробітника іншому визначити відпрацьований час попереднього співробітника вже неможливо.

Ідеальний варіант для компаній, в яких невелика кількість проектів і над одним проектом працює один-два людини.


Спеціалізовані системи управління проектами

Наприклад, dotProject і інші безкоштовні програмні продукти з відкритим кодом (Open Source): адміністратор системи створює користувачів і роздає їм права; потім менеджер проекту створює проект і завдання; завдання призначаються співробітникам; співробітники, відпрацювавши над завданням, відзначають її статус у вигляді відсотків виконання або витрачених годин; менеджер проекту і керівництво компанії контролюють хід виконання проекту за допомогою численних звітів та статусів проекту.

мінуси:

  • Незручно використовувати web-сторінки для роботи з табличними даними. Іншими словами, немає можливості редагувати табличні дані так само легко, як це робиться в Excel;
  • Ні гнучкості в настройках практично всіх ключових областей: проекти, завдання, ресурси, права безпеки, повідомлення і звіти. Наприклад, може бути великою проблемою додавання нового властивості в опис проекту або завдання.

Якщо у компанії є можливість самостійно вносити зміни і розширювати функціонал під свої потреби або вищенаведені мінуси для них не критичні, то можна використовувати цей варіант.


MS Project

Найпотужніший спеціалізований продукт для управління проектами - це MS Project. У нього закладені принципи і підходи з управління проектами на базі Microsoft Solutions Framework (MSF). Він застосовується не тільки для розробки проектів масштабу підприємства, а й для розробки невеликих проектів. Для отримання максимуму можливостей необхідно використовувати серверну версію продукту, в якій зручно реалізована розподілена робота над проектами.

плюси:

  • Для роботи над проектом використовується окреме Windows-додаток, з яким зручніше і швидше працювати, ніж через web-сторінки;
  • Проста і зручна система відстеження відпрацьованого часу над завданнями, інтегрована з тайм-картами і доступна через Internet;
  • Гнучка система настройки всіх параметрів системи і проектів. Можна не тільки додавати нові властивості кожного проекту, завданням і ресурсів, але і створювати і модифікувати звіти, налаштовувати форми подання інформації, тонко налаштовувати політику безпеки і навіть налаштовувати користувальницький web-інтерфейс.

мінуси:

  • Складність настройки серверної частини MS Project. Найчастіше без допомоги фахівця не обійтися;
  • Перед початком розробки проектів дуже бажано ознайомитися з керівництвом користувача як по системі в цілому, так і за методологією MSF.

Даний продукт хороший для компаній, які розробляють проекти відповідно до методології MSF і не планують жодних серйозних змін в функціоналі системи.


Внутрішні корпоративні системи

Буває, що в компанії відсутній фахівець, який зміг би розібратися, встановити і налаштувати одну з існуючих систем або ж фахівці компанії не бажають розбиратися з готовими системами, тоді компанія розробляє свою власну.

При наявності специфічних вимог до системи управління проектами, наприклад, тісна інтеграція з існуючими платіжними системами або інтеграція з існуючими системами, написаними на вельми специфічних мовами, компанія змушена розробляти власну систему.

Для невеликої компанії-початківця цілком достатньо використання Excel для ведення проектів. З ростом компанії і проектів так чи інакше доведеться шукати більш спеціалізовані підходи. І важливо ще до початку пошуків визначитися з вимогами і доручити цю справу фахівцеві. Проігнорувати існуючі продукти і почати писати свій власний не складно, складно відразу написати якісний і повнофункціональний продукт і підтримувати його ще багато років.

В кінцевому рахунку, не так важливо, яку саме вибрати систему управління проектами, головне - мати можливість швидко і просто адаптувати її під потреби і специфіку роботи вашої компанії.

Питання, зауваження та пропозиції можна надсилати мені на пошту: [email protected] .

Сергій Перегудов

Популярные новости
Шумоизолируем стены и перекрытия потолка в каркасном доме
Комфортная атмосфера личного пространства деревянного дома во многом зависит от качественной звукоизоляции. Несмотря на то, что дерево хороший проводник шума, каркасный дом достаточно тихий. Это обусловлено
Звукоизоляция квартиры своими руками: как сделать шумоизоляцию стен, пола и потолка
Многих жителей многоквартирных домов волнует вопрос шумных соседей. Особенно остро стоит этот вопрос для жителей панельных домов, где стены тонкие и хорошо пропускают звук. Сегодня мы расскажем, как делается
Звукоизоляция пола в деревянном доме своими руками — пошаговые инструкции! — Своими руками
Старые деревянные дома сейчас уже редкость, но мода на здоровый образ жизни и экологию привела к тому, что этот тип жилья стал востребованным. Дачи и загородные дома часто строятся из дерева, и их владельцам
Звукоизоляция пола в деревянном доме
Старые деревянные дома сейчас уже редкость, но мода на здоровый образ жизни и экологию привела к тому, что этот тип жилья стал востребованным. Дачи и загородные дома часто строятся из дерева, и их владельцам
Межэтажное утепление и звукоизоляцияв деревянном доме: выбор материала и технология работ
Содержание статьи: Чердачное перекрытие частного дома из дерева должно обладать хорошими теплоизоляционными и звукоизолирующими характеристиками. Если коттедж одноэтажный, то добиться этого достаточно
Звукоизоляция стен своими руками от соседей в квартире, в деревянном доме и пр, материалы, видео
Звук оказывает заметное влияние на нашу психику, эмоциональное и физическое состояние. Если в работе, отдыхе или на досуге вас сопровождает даже незначительный шум, это приводит к стрессу, снижению остроты
Шумоизоляция
огда о жилом доме говорят как об элитном объекте, подразумевается, что его потребительские свойства по основным критериям, характерным для жилого здания, существенно выше аналогичных параметров типового
Самый лучший материал для шумоизоляции стен
Практически каждый человек после проведенной за стенами фасада с панелями под дерево бессонной ночи задается вопросом, насколько качественна в его доме шумоизоляция стен, является ли предлагаемые в настоящее
Звукоизоляция стен в деревянном доме что лучше
Надежная шумоизоляция стен в деревянном доме должна монтироваться в процессе основного строительства. Материалы, значительно снижающие уровень проникающего шума, очень часто используются и как утеплитель
Звукоизоляция квартиры в панельном доме
Те, кто живет в панельном доме, каждый день сталкивается с плохой шумоизоляцией своей квартиры, то соседи громко гуляют, то кто-то на 5 этаже дрелью работает. И у всех появляется желание – сделать звукоизоляцию
Все новости